Как учитывать коэффициенты и надбавки для дистанционных сотрудников. Разбираемся в нюансах

Мы продолжаем отвечать на ваши вопросы по дистанционной и удаленной работе. Напомним, что для решения вопросов, которые интересуют именно вас, у нас открыт сервис: «Персональный консультант по трудовому праву 24/7». А главные навыки работы с дистанционными сотрудниками вы сможете отработать на одном из дней кадрового интенсивна с Валентиной Митрофановой, который пройдет с 1 по 5 февраля. 

Сегодня разберем, вопросы по определению и назначению районных коэффициентов и северных надбавок сотрудникам, которые будут работать удаленно.

Вопрос: Каким образом работодатель может / должен узнавать в каком городе трудится сотрудник для корректного назначения выплаты в соответствии
с действующими правилами в конкретном регионе?

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (с учетом особенностей) (часть 3 статьи 312. 1 Трудового кодекса РФ).

При выполнении дистанционной работы место выполнения работником работы определяется им по своему усмотрению (часть 1 статьи 312.1. Трудового кодекса РФ), то есть работник может работать в частности в местности с особыми климатическими условиями.

В случае если работник выполняет свою трудовую функцию в местностях с особыми климатическими условиями – он имеет право на выплату ему районного коэффициента и северной надбавки, независимо от того, является он дистанционным работником или нет (статья 146 Трудового кодекса РФ).

Соответственно, если работник сообщил работодателю о том, что он выполняет свою работу в местности с неблагоприятными климатическими условиями и, исходя из представленных документов, следует, что работник работает (или может работать) в этих местностях, работодатель должен выплачивать работнику районный коэффициент и севернуюнадбавку.

Даже при отсутствии в трудовом договоре города, в котором работает работник, при условии, что работодатель уведомлен где работает работник, лишение работника районного коэффициента, северной надбавки может рассматриваться как целенаправленное ущемление прав работника.

Обратите внимание, что право на получение районного коэффициента, северной надбавки возникает не потому что эти выплаты указаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, а потому что работник работает в местности с неблагоприятными климатическими условиями.

Таким образом, у работодателя появляется обязанность по выплате районного коэффициента и северной надбавки в случае, если работник уведомит, что исполняет трудовую функцию в соответствующей местности. В этом случае рекомендуется заключать с работником дополнительное соглашение для возможности отнесения расходов на расходы по оплате труда по статье 255 Налогового кодекса РФ.

Вопрос: Должен ли сотрудник информировать работодателя о месте работы (проживания), а также о своем стаже в конкретном регионе? Если  да, то как и какие документы он должен будет предоставить?

Конкретного перечня документов (и периодичности запроса подтверждающих документов) законодательство не устанавливает. Как вариант, подтверждением выполнения работником трудовой функции в определенной местности может служить паспорт  работника, подтверждающий его регистрацию в определенном населенном пункте.

Однако, зачастую прописка работника, адрес его проживания и место выполнения работы не совпадают. В связи с чем определять размер районного коэффициента только на основании паспорта работника будет не совсем корректно. Ввиду отсутствия перечня подтверждающих документов, у работодателя зачастую не остается иного выхода, кроме как поверить работнику, в случае если он утверждает, что работает в местности с неблагоприятными климатическими условиями и установить работнику районный коэффициент, поверив работнику «на слово», так как у работника по закону отсутствует обязанность предоставлять подтверждающие документы.

У работника нет обязанности информировать работодателя как о месте выполнения им трудовой функции, так и о месте проживания. Также у работника нет обязанности информировать работодателя о своем стаже в конкретном регионе.

Вопрос: В связи с переходом на электронные трудовые книжки как новый работодатель может самостоятельно узнать/проверить стаж работы работника в конкретном регионе? 

У работодателя нет обязанности проверять стаж работы работника в конкретном регионе. В случае, если работник обращается за назначением надбавки, то в этом случае работодатель вправе проинформировать работника, что для определения размера надбавки необходимо подтвердить стаж работы, либо работнику будет назначен минимальный размер надбавки.

Вопрос: Если сотрудник работает на удаленно и по личной инициативе принимает решение переехать и работать из другого региона, например Владивосток, должны ли ему начисляться районный коэффициент, северная надбавка и дополнительные дни отпуска? Как работник должен об этом проинформировать работодателя, какие документы предоставить?

Даже в случае, если работник по своей инициативе переедет в другой регион, например Владивосток, то в случае уведомления об этом работодателя у последнего появляется обязанность по выплате районного коэффициента, северной надбавки и дополнительного отпуска.

Работник может уведомить работодателя любым способом (по почте, по электронной почте, иным способом, предусмотренный в организации для взаимодействия работодателя и работника).

В связи с тем, действующее законодательство не предусматривает порядка определения и начисления размера районного коэффициента, северной надбавки для дистанционных работников, компания может закрепить этот порядок в своих локально-нормативных актах.

Как оформлять дистанционную работу по новым правилам? Какие правки внести в ЛНА и трудовой договор с работником? Как обезопасить компанию? – все это разберем на  кадровом интенсиве с Валентиной Митрофановой с 1 по 5 февраля.

Как будут выплачиваться северные надбавки в 2023 году

Жителям северных регионов России приходится работать в непростых погодных условиях, что не самым лучшим образом сказывается на состоянии их здоровья. Помимо практически круглогодичных морозов жизнь северянам усложняет и географическая удаленность от центра страны, из-за которой цены на основные группы товаров в этой части России намного выше, чем в остальных регионах. Исходя из этих фактов, еще в советское время было принято решение использовать дополнительные надбавки к заработной плате и вести особый учет трудового стажа для жителей Крайнего Севера и районов, приравненных к нему.

Особенности начисления северной надбавки

Процесс начисления северной надбавки регламентирует Трудовой Кодекс РФ и закон РФ №4520-1. Согласно данным документам, к заработной плате жителей северных регионов страны начисляется дополнительная надбавка. Размер выплаты высчитывается в процентном эквиваленте от оклада и зависит от длительности периода работы. Правила расчета надбавки прописаны в инструкции Министерства труда РСФСР, принятой еще 21.11.1990 года.

Основные правила северной надбавки заключаются в следующих пунктах:

1. Размер надбавки составляет определенный процент от заработной платы сотрудников, при этом в ней не учитывается северный коэффициент. Кроме того, надбавка не начисляется на дополнительную материальную помощь, выплату за выслугу лет, премии и поощрения.
2. Трудовой стаж сотрудников учитывается суммарным образом, без требования его непрерывности.
3. Начисление надбавки входит в обязанности всех работодателей, включая и тех, кто работает на негосударственном уровне.

Кроме того, процесс формирования северной надбавки зависит от региона местности.

Например, в Камчатском крае, в отдельных районах Магаданской области, на Чукотке и островах Северо-Ледовитого океана после 6-ти месяцев работы сотрудникам к основной заработной плате начисляется надбавка в размере 10%. Данная надбавка возрастает на 10% после каждого отработанного полугодия. Максимальный размер северной надбавки в данных областях составляет 100% от заработной платы.

В остальных районах Крайнего Севера надбавка рассчитывается по таким же правилам. Но когда размер доплаты достигает 60% от заработка, 10-процентное повышение производится после каждого отработанного года. В данных районах максимальная величина надбавки установлена в пределах 80% от зарплаты.

Для расчета северной надбавки для жителей местности, приравненной к Крайнему Северу, используется 10% ставка от зарплаты, которая начисляется через год работы. После каждого отработанного года надбавка повышается на 10%. Максимальная величина надбавки в этих районах составляет 50% от заработной платы.

На некоторых других территориях (например, в южной части Дальнего Востока), придельная величина надбавки составляет 30% от заработной платы.

Кроме того, поскольку правительство РФ оставило за региональной властью право варьировать размер северной надбавки за счет средств местного бюджета, в некоторых районах размер надбавки может быть выше указанных норм.

Читайте также: Особенности оформления северной пенсии в 2023 году

Расчет северной надбавки для молодых специалистов (до 30-ти лет)

Прорабатывая закон о северных надбавках, правительство учитывало факторы, способные заинтересовать молодых специалистов в переезде на Крайний Север. Например, до 2005 года в расчете северной надбавки для молодых специалистов (граждан, моложе 30-ти лет), использовались льготные правила.

Согласно этим правилам, молодым специалистам полный объем северной надбавки начислялся с первого дня их трудоустройства, при условии, что они прожили на Севере не менее пяти лет. Но с января 2005 года данная льгота была принята недействительной. Однако по решению Минздравсоцразвития РФ, начисление северной надбавки по вышеуказанной схеме осталось за гражданами, прожившими на Севере не менее пяти лет до отмены льготы. Исходя из этого, в 2023 году максимальный размер северной надбавки с первого дня трудоустройства будет использоваться только для молодых специалистов (младше 30-ти лет), которые прожили на Севере не менее 5-ти лет до момента отмены льготы (до 31-го декабря 2004 года).

Однако отменив данную льготу, правительство все же решило использовать ускоренный порядок для начисления надбавки молодым специалистам. Сейчас для северян моложе 30-ти лет действует следующая система расчета надбавки:

1. После первого полугодия работы молодым специалистам начисляет 20% надбавка.
2. Надбавка увеличивается через каждые 6 месяцев на 20% до достижения своей максимальной величины (60% от оклада).
3. Когда надбавка составит 60% от заработной платы, ежегодно она будет увеличиваться на 20%, пока не достигнет своего максимального уровня (100 или 80% от зарплаты).

Однако для получения льготы минимальный срок проживания на Крайнем Севере должен составлять 1 год.

В районах, приравненных к Крайнему Северу, за каждые полгода работы надбавка увеличивается на 10%. А ее максимальная величина составляет 50 или 30%.

Районные коэффициенты в ЯНАО, ХМАО и регионах с суровым климатом

Повышающие коэффициенты к заработной плате используются не только на Севере, но и в других регионах с суровыми климатическими условиями. В отличие от северных надбавок их величина не зависит от длительности рабочего стажа. Согласно закону, данная доплата начисляется всем сотрудникам с первого дня трудоустройства. Конкретный размер коэффициента зависит от двух факторов:

• климатические условия территории, на которой выполняется работа;
• сфера деятельности предприятия (наибольший коэффициент используется в нефтегазовой промышленности, а наименьший – в непроизводственной сфере деятельности).

С советских времен было принято более 60-ти постановлений по вопросу расчета коэффициента к зарплате сотрудников, проживающих в районах с суровыми климатическими условиями. Однако на сегодняшний день единого документа, регламентирующего данную операцию, не существует.

В 2003 году Министерство труда России систематизировало коэффициенты для сотрудников непродовольственной сферы. Исходя из принятых норм, максимальный коэффициент, размер которого составляет 2. 0, применяется в Чукотском АО, в некоторых районах Якутии и Сахалинской области.

Коэффициент в размере 1,5 применяется к зарплате граждан, работающих на территории Ямало-Ненецкого АО, а также в областях Ханты-Мансийского АО, расположенных к северу от 60 градусов северной широты.

В других частях ХМАО используется коэффициент, в размере 1,3.

Что касается начисления повышающего коэффициента для зарплат граждан, работающих в сфере промышленности, то на данный момент систематизирующего документа не существует. Не редки ситуации, когда на одной и той же территории на предприятиях разных отраслей используются разные уровни коэффициентов. Например, сотрудникам газовой промышленности, работающим в полярной зоне ЯНАО, начисляется коэффициент в размере 1,8, а для сотрудников, трудящихся в сфере лесного хозяйства — 1,5. Кроме того, если предприятие финансируется из регионального бюджета, то власти субъекта могут устанавливать больший размер надбавки.

Читайте также: Районный коэффициент и северная надбавка по регионам России в 2023 году

Отменят ли начисление северных надбавок в 2023 году?

В конце 2014 года Минтруда анонсировало необходимость пересмотра размеров северных надбавок и коэффициентов, в связи с чем, в обществе возникло беспокойство по поводу возможной отмены северных надбавок. На самом деле эти опасения преждевременны, так как на сегодняшний день еще не принято каких-либо законов, изменяющих общие правила начисления надбавок. Однако в будущем Министерство труда все же намерено внести существенные поправки в правила расчета данных выплат. Во-первых, все нормативные акты, используемые для установления выплаты, были приняты еще в советское время, и во многом они не соответствуют современной жизни. А, во-вторых, надбавки и коэффициенты, используемые в небюджетной сфере, зачастую становятся лишь ненужной нагрузкой на бухгалтерию. Как правило, работодатель договаривается с сотрудниками об определенной зарплате, из которой в последующем приходится высчитывать оклад, коэффициент и надбавку.

В сентябре 2014 года Общественный совет при Министерстве труда решил создать комиссию для проработки основных норм формирования и начисления северных надбавок. Однако на сегодняшний день этот вопрос еще остается открытым.

Кроме того, опасения по поводу возможной отмены северных надбавок связаны еще и с желанием правительства разработать законопроект о введении зон с особым статусом – территорий опережающего развития (ТОР). Суть данного законопроекта заключается в предоставлении льгот, для предприятий, расположенных в этих зонах, чтобы повысить общую экономическую ситуацию регионов. Одна из норм законопроекта предусматривает освобождение работодателей от уплаты сотрудникам северных надбавок и повышающих коэффициентов. Данное положение еще подлежит корректировки, однако на его основе в Трудовой кодекс РФ внесены изменения в те пункты, которые касаются выплаты льгот северянам. Закон о создании ТОР вступил в силу 30 марта 2015 года, а поправки, внесенные в ТК РФ, начали действовать 31 марта 2015 года.

Отменят ли надбавки при создании ТОР?

Законопроект о создании ТОР в народе называют документом об отмене северных надбавок, хотя в действительности в нем не сказано о прекращении или уменьшении льгот для северян. Немного другая ситуация наблюдается в поправках к Трудовому кодексу. Согласно новой статье, регулирующей особенности работы предприятий, находящихся на территориях опережающего развития, отныне в отношении северных льгот действуют следующие правила:

• при согласии работников и работодателей, северные льготы и выплаты могут быть заменены денежной компенсацией;
• размер компенсации, а также порядок ее выплаты, указывается в рабочих соглашениях и договорах;
• размер оклада сотрудников не может быть ниже прожиточного минимума, установленного в регионе.